Datenschutzerklärung

Stand: 4. August 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist:
itstep GmbH
Am Gulmenbach 7, CH-8820 Wädenswil
E-Mail: [email protected]

2. Welche Daten wir bearbeiten

• Account-Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht gespeichert, nie im Klartext).
• Buchhaltungsdaten: Kontenpläne, Buchungen, Belege und weitere von Ihnen erfasste Geschäftsdaten — dazu gehören auch hochgeladene Belegdokumente, die Personendaten Dritter enthalten können (z. B. Namen von Lieferanten oder Kunden).
• Bankdaten: bei Nutzung des Bankabgleichs die aus Ihren camt.053-Dateien importierten Kontobewegungen.
• Nutzungsdaten: Zeitpunkt von Logins, IP-Adresse und Browser-Kennung, sowie Zeitpunkt zählbarer Aktivitäten (z. B. Buchung erstellt, Beleg hochgeladen, Export durchgeführt) zur Missbrauchserkennung und Lizenzabrechnung.

3. Zweck der Bearbeitung

Wir bearbeiten diese Daten, um Ihnen die Buchhaltungs-Software vertragsgemäss zur Verfügung zu stellen, Ihr Konto abzusichern (Login, Berechtigungen), die Nutzung im Rahmen Ihres gewählten Tarifs abzurechnen und Ihnen bei Bedarf Support zu leisten.

4. Automatische Belegerkennung

Zur automatischen Erkennung von Feldern auf hochgeladenen Belegen (z. B. Lieferant, Betrag, Datum, MWST-Aufschlüsselung) wird das Bild bzw. PDF Ihres Belegs verschlüsselt (TLS) an einen externen KI-Dienstleister mit Sitz in den USA übermittelt und dort automatisiert ausgewertet (siehe Ziffer 6, Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland). Die übermittelten Daten werden vom Anbieter nicht zum Training eigener KI-Modelle verwendet und gemäss dessen Standard-Aufbewahrungsrichtlinie spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Die Erkennung von Swiss-QR-Rechnungscodes selbst erfolgt weiterhin lokal auf unserer eigenen Serverinfrastruktur; auch bei QR-Belegen wird zusätzlich das Rechnungsdatum über denselben KI-Dienst ermittelt, da der QR-Code selbst kein Datum enthält.

5. KI-gestützter Chat-Assistent

Nutzen Sie den optionalen Chat-Assistenten, um Fragen zu Ihrer Buchhaltung zu stellen oder Buchungen anzulegen bzw. freizugeben, werden die dafür notwendigen Buchhaltungsdaten — z. B. Kontenplan, einzelne Buchungen, Kontoauszüge, Bilanz, Erfolgsrechnung sowie MWST- bzw. Saldosteuersatz-Abrechnungen — verschlüsselt (TLS) an denselben externen KI-Dienstleister mit Sitz in den USA übermittelt wie unter Ziffer 4 beschrieben. Der Chat-Assistent hat dabei ausschliesslich Zugriff auf die Daten der Firma(en), für die Sie im jeweiligen Moment berechtigt sind; bei Benutzerkonten mit Zugriff auf mehrere Firmen (z. B. Treuhänder) kann eine ausdrücklich firmenübergreifende Anfrage (z. B. zur Liquidität) Daten mehrerer Ihrer Firmen in einer einzelnen Anfrage zusammenfassen. Die Datenübermittlung erfolgt nur, wenn Sie den Chat aktiv nutzen; der Chat-Verlauf wird nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert, sondern nur für die Dauer der Sitzung im Browser gehalten. Es gelten dieselben Zusicherungen zu Nichtverwendung für KI-Training und automatischer Löschung nach spätestens 30 Tagen wie unter Ziffer 4.

6. Empfänger von Personendaten und Bekanntgabe ins Ausland

Zur Erbringung unserer Dienstleistung setzen wir folgende Kategorien von Auftragsbearbeitern ein:

• Hosting-Dienstleister mit Sitz in Deutschland — für den Betrieb der Server-Infrastruktur, auf der Ihre Daten gespeichert werden.
• Content-Delivery- und Sicherheitsdienstleister mit Sitz in den USA — für den Schutz vor Angriffen (DDoS/WAF) und die Auslieferung der Website; die Datenverarbeitung hierfür erfolgt über Rechenzentren in der EU.
• E-Mail-Versanddienstleister mit Sitz in der EU — ausschliesslich für den Versand von system­bezogenen E-Mails (z. B. Passwort-Rücksetzung, Benutzereinladung), nicht für Marketing.
• KI-Dienstleister zur automatischen Belegerkennung und für den Chat-Assistenten mit Sitz in den USA — verarbeitet einerseits die Bild-/PDF-Daten Ihrer hochgeladenen Belege zur automatischen Felderkennung (siehe Ziffer 4), andererseits bei Nutzung des optionalen Chat-Assistenten Ihre Buchhaltungsdaten wie Buchungen, Kontenpläne und Auswertungen (siehe Ziffer 5); diese Daten können Personendaten Dritter enthalten (z. B. Namen von Lieferanten oder Kunden aus Belegen oder Buchungstexten).

Soweit dabei Personendaten ins Ausland gelangen, stellen wir durch vertragliche Vereinbarungen mit diesen Anbietern ein angemessenes Schutzniveau sicher.

7. Cookies

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies (Login-Sitzung, ausgewählte Firma, gespeicherte Filtereinstellungen). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

8. Aufbewahrungsdauer

Buchhaltungsdaten bewahren wir gemäss der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR) während zehn Jahren auf. Reine Nutzungsprotokolle (z. B. Login-Zeitpunkte) werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Sicherheits- und Abrechnungszwecke erforderlich ist, und danach gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten zu verlangen sowie deren Berichtigung oder Löschung zu beantragen. Ihre Buchhaltungsdaten können Sie zudem jederzeit selbst als CSV exportieren. Wenden Sie sich für entsprechende Anfragen an [email protected].

10. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt durchgehend verschlüsselt (HTTPS/TLS). Passwörter werden gesalzen und gehasht gespeichert, nie im Klartext. Der Zugriff auf Buchhaltungsdaten ist strikt pro Mandant getrennt und über Rollen abgesichert.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Dienstleistung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.